Dažnesni veiklos aptarimo pokalbiai kaip priemonė darbuotojų ugdymui ir išlaikymui

Gruodis – darbingiausias metų tarpsnis, suteikiantis galimybę permąstyti prabėgusių metų įspūdžius bei lūkesčius ateičiai. Įmonėje šiuos svarstymus įkūnija pasiruošimas veiklos vertinimo pokalbiams ir jų metu suteikiamas grįžtamasis ryšys. Vadovo ir darbuotojo veiklos aptarimo pokalbiai yra reikšmingi ne tik jiems ar įmonės žmogiškųjų išteklių specialistui, bet ir organizacijai kaip visumai. Šis laikas, praleistas su darbuotoju, bus išnaudotas efektyviausiai, vadovaujantis keliomis esminėmis taisyklėmis.

Visų pirma kviesti darbuotoją veiklos aptarimo pokalbiui dera žymiai dažniau, nei esate įpratę. Intensyviai besikeičianti verslo aplinka bei auganti personalo paklausa rinkoje diktuoja kitokias žaidimo sąlygas, todėl poros vertinamųjų pokalbių per metus nebepakanka. Darbuotojas nori būti išklausytas ir įvertintas čia ir dabar. Konstruktyvus ir dažnas grįžtamasis ryšys suteikia galimybę ne tik ugdyti, bet ir išlaikyti specialistą organizacijoje ilgiau. Tai ypatingai svarbu sparčiausiai besiplečiančiose sferose, pavyzdžiui, IT sektoriuje.

Taigi, kur kas naudingiau vesti vertinamuosius pokalbius kartą ar du per metus ir susitikti trumpesniems veiklos aptarimo pokalbiams su darbuotoju kiekvieną ketvirtį, mėnesį ar kaskart pasibaigus svarbiam projektui. Beje, dažnesni veiklos aptarimo pokalbiai ne tik taps puikiu įrankiu operatyviai veiklos korekcijai, bet ir gerokai sutrumpins metinių veiklos vertinimo pokalbių trukmę. Pastarieji pokalbiai galėtų tapti vadovo ir darbuotojo dialogu, skirtu apibendrinti per metus įvykusį pokytį, fokusuojant dėmesį į darbuotojo progresą bei ugdymąsi.

Įvertinus augantį veiklos aptarimo pokalbių dažnumą ir trumpėjančią jų trukmę, vadovui tampa kritiškai svarbu mokėti tinkamai klausti ir klausyti. Veiklos aptarimo pokalbių metu vadovas turėtų kalbėti ne daugiau nei trečdalį sutarto laiko, kitaip proga pažinti savo darbuotojus bei suprasti jų elgsenos motyvus gali likti neišnaudota.

Pokalbį taip pat trikdo išankstinės nuostatos, suteikiančios foną kiekvienam darbuotojo pasakytam žodžiui, todėl jas derėtų nustumti į šalį ir susikoncentruoti ties dalykais, kurie yra išsakomi čia ir dabar. Na, o siekiant laiką išnaudoti kuo konstruktyviau, verta pasitelkti grįžtamojo ryšio teikimo metodą start-stop-tęsti (SST).

SST metodas sugrupuoja turimą informaciją ir klausimus į tris aiškias kryptis bei palengvina tiek pagiriamojo grįžtamojo ryšio, tiek ir kritikos teikimą. Pradėti būtina nuo pozityvių pastebėjimų. Kalbėdamas apie tai, ką verta tęsti, vadovas turi progą pagirti darbuotoją už gerai atliktus veiksmus ir paskatinti nekeisti rezultatyvios elgsenos. Konstruktyviai išsakoma kritika – tai elgesys, kuriam norima pasakyti stop. Šiuo atveju itin svarbu netinkamus veiksmus įvardyti labai konkrečiai, faktais. Palyginkite – juk daug lengviau sureaguoti į pastabą „neužsidengti burnos kalbant“, nei suprasti, ką reiškia prašymas „kalbėti išraiškingiau ir atsiverti klausytojui“. Na, o ką žymi start? Tai yra rezultatyvios elgsenos ar praktikos, kurių pasigendama dabar ir kurios ateityje padėtų darbą atlikti efektyviau.

Verta pasiūlyti darbuotojui šiuo metodu įsivertinti pačiam save. Juk, vis dėl to, jis turi kalbėti daugiau! Sumaniai vedant pokalbį, vadovui belieka tik pritarti ar papildyti darbuotojo vertinimus savo pastebėjimais. Būtų prasminga, jei vadovas suteiktų tokius pat įrankius darbuotojui, siekdamas gauti konstruktyvų grįžtamąjį ryšį sau. Trumpai paaiškinkite metodą ir sužinosite apie savo elgsenas kur kas daugiau, nei tiesiog paklausus, ką darbuotojas mano apie jūsų vadovavimo stilių. Pozityviai reaguokite į tai. Taip paskatinsite darbuotojus ir ateityje būti atviriems ir neabejotinai padėsite sau augti kaip vadovui.

Pabaigai, norisi atkreipti dėmesį: per vertinamuosius ar veiklos aptarimo pokalbius kalbėkite ne apie asmenybę, o apie elgsenas. Būtent jos, o ne tam tikros asmenybės ar charakterio savybės formuoja įpročius ir nuostatas, dėl kurių kenčia darbo kokybė arba, atvirkščiai, kuriama didesnė pridėtinė vertė.

DOOR konsultantas,
Ramūnas Klyvis